Avec l’évolution technologique actuelle, la conservation des données sous forme de documents électroniques est une nécessité, notamment pour les entreprises. Pour faire face à la compétition, elles doivent conserver et gérer les informations de manière sécurisée et accessible. Mais quels sont les avantages des documents électroniques ? Comment les mieux gérer ? On vous explique tout.
Quels sont les rôles des documents électroniques ?
La transition de l’archivage des documents en papier en documents électroniques est devenue une réalité. Nous sommes tous confrontés à l’archivage électronique aujourd’hui. Les documents électronique edoc présentent des rôles importants dans la réduction des coûts liés au papier pour les impressions. La conservation numérique des données permet également de les protéger de la perte liée aux incendies et inondations. Cet archivage facilite aussi la manipulation des documents et le partage d’informations. De plus, les documents sont accessibles à tout moment. Il garantit entre autres la sécurité de vos données car l’accès est contrôlé. Avec les documents électroniques, vous bénéficiez plus de gain d’espace et de temps. Ce gain est lié à l’économie de temps pour les tris, les recherches et la destruction des documents. L’archivage numérique est de ce fait plus écologique et économique. Il rend plus efficace la gestion des documents au sein de votre entreprise.
Quels sont les risques avec les documents électroniques ?
L’archivage électronique des documents est confronté à certains défis. Les risques à gérer pour l’edoc concernent tout d’abord le risque lié à la réglementation. En effet, les entreprises doivent respecter les réglementations sur la protection des données afin de prévenir les sanctions. Après, elles doivent pouvoir présenter à tout moment la version originale de tout document numérique sur demande dans le cadre des contrôles juridiques et d’audit. Elles doivent aussi gérer les risques liés à la destruction, dommage ou falsification des données. Entre autres, ceux liés aux cyberattaques sont aussi importants. Les données contiennent dans la plupart du temps des informations sensibles qui nécessitent plus de sécurisation et de protection. Les risques liés à la protection des données, à la gestion des patrimoines et de la culture de l’entreprise nécessitent ainsi une gestion et une attention particulière.
Comment protéger les données électroniques ?
Une gestion efficace des documents devra être mise en place afin de garantir une protection efficace de vos données. Le stockage électronique nécessite un système bien sécurisé, performant et modulable ainsi qu’un environnement propre et aéré. La solution la plus efficace pour protéger vos données est l’insertion d’une clé de chiffrement pour accéder à tous vos documents confidentiels. Vous devez également installer un antivirus sur toutes les machines de votre entreprise. Il permet de protéger vos systèmes informatiques contre les intrusions des logiciels malveillants. Vous devez par ailleurs procéder à un système de gestion électronique des documents. Par exemple, le stockage et l’archivage de vos données devront être assurés par un coffre-fort numérique.
Bref, les données électroniques sont plus accessibles et efficaces. Vous devez juste mieux gérer vos documents en choisissant une meilleure gestion des données au sein de votre entreprise.
